O que a VGX fez antes de cobrar aderência aos treinamentos

Antes de apresentar os indicadores da VGX no Quarta Case, Jardel Serrano chamou atenção para o trabalho que acontece antes deles.

Na empresa, a participação nos treinamentos é tratada como consequência de um processo que começa na identificação das necessidades, passa pela produção dos conteúdos e continua no acompanhamento da aplicação.

Ao longo de mais de três anos de parceria com o Beedoo, a VGX testou diferentes formatos e reorganizou sua estratégia de capacitação. Hoje, a iniciativa reúne 4,1 mil usuários ativos, mais de 820 treinamentos, mais de 118 mil conclusões de treinamentos e reciclagens, mais de 240 artigos ativos, mais de 4,1 mil posts e mais de 8 milhões de visualizações de posts.

Os números mostram a escala alcançada. O processo por trás deles ajuda a entender como uma empresa pode aproximar a educação corporativa da rotina de grandes operações.

Ouvir quem participa da capacitação

Durante um período, o levantamento das necessidades de treinamento ficou concentrado em supervisores, coordenadores e gerentes. Com o tempo, a equipe percebeu que as conversas com os próprios operadores revelavam dificuldades que nem sempre apareciam nos relatórios ou chegavam à liderança.

A VGX começou, então, a realizar rodas de conversa com representantes dos públicos que receberiam as capacitações. Os encontros seguem um roteiro semiestruturado e são separados por segmentos, como televendas, cobrança e atendimento receptivo.

Essa separação considera as diferenças entre produtos, processos e desafios presentes em cada área da operação.

Durante o Quarta Case, Jardel explicou que os operadores frequentemente identificam necessidades que não haviam sido percebidas pela liderança. A participação também cria expectativa em relação aos conteúdos que serão produzidos nos meses seguintes.

A capacitação deixa de ser construída apenas para o profissional e passa a contar com a participação de quem vive aquela rotina.

Conteúdo produzido dentro da empresa

Os mais de 820 treinamentos disponibilizados pela VGX foram produzidos internamente.

Esse modelo permite trabalhar processos, produtos e situações específicas da operação. Operadores, instrutores e outros profissionais da empresa também participam dos vídeos e materiais, tornando o conteúdo mais reconhecível para quem o recebe.

A estratégia reúne diferentes frentes: conteúdos institucionais e obrigatórios, reciclagens técnicas, materiais específicos sobre produtos, trilhas de liderança e iniciativas relacionadas a temas como bem-estar e saúde mental.

Nem toda informação recebe o mesmo formato. Treinamentos, artigos, posts, vídeos e encontros presenciais cumprem funções diferentes.

Essa escolha ajuda a evitar que qualquer atualização vire automaticamente um curso. Informações rápidas podem circular pelo Feed, processos e procedimentos permanecem disponíveis para consulta na base de conhecimento e conteúdos que exigem sequência ou avaliação são organizados em treinamentos e trilhas.

De 20 minutos para conteúdos de três a cinco

A duração dos treinamentos também foi revista ao longo da parceria.

A VGX chegou a produzir conteúdos com aproximadamente 20 minutos. Depois de testar diferentes formatos, encontrou uma média de quatro ou cinco minutos, com grande parte dos treinamentos em torno de três.

A mudança acompanhou a rotina dos operadores e a necessidade de reduzir o período de afastamento das posições de atendimento.

Em determinados casos, pausas de uma hora ou uma hora e meia foram reduzidas para 15 ou 20 minutos. A VGX ainda não realizou uma análise financeira formal desse ganho, mas identificou redução no tempo de deslocamento, na ocupação das salas e no período em que o profissional permanece fora da posição.

A digitalização também contribuiu para padronizar a experiência. Em uma sequência de turmas presenciais, o desgaste do instrutor podia fazer com que o último grupo do dia recebesse uma experiência diferente do primeiro. No ambiente digital, todos acessam o mesmo conteúdo.

Quase um dia a menos na sala de onboarding

Dependendo da operação, o treinamento introdutório da VGX dura entre cinco e 15 dias.

Ao revisar o plano de aula, a equipe identificou conteúdos teóricos, técnicos e obrigatórios que não precisavam ocupar o tempo presencial. Temas ligados a políticas internas, segurança da informação, assédio, anticorrupção e normas regulatórias foram direcionados ao Beedoo.

Com essa reorganização, quase um dia foi retirado da grade presencial.

A mudança não eliminou informações nem conteúdos exigidos em auditorias. A parte teórica foi levada para o ambiente digital, enquanto o tempo em sala ficou mais direcionado às atividades práticas e à vivência da função.

A plataforma também facilita o registro de quem realizou o treinamento, quem foi aprovado e quem precisa refazer determinado conteúdo.

O presencial continua fazendo parte da estratégia

A VGX não substituiu integralmente as capacitações presenciais.

A empresa combina os dois formatos e utiliza dados e avaliações para definir o tipo de acompanhamento mais adequado. Profissionais que apresentam maior dificuldade podem ser encaminhados para o treinamento presencial. Quem já demonstra domínio, mas precisa de alinhamento ou atualização, pode realizar a capacitação pelo Beedoo.

O digital amplia o alcance e ajuda a padronizar os conteúdos. O presencial permanece nas situações em que a interação e o acompanhamento mais próximo produzem maior valor.

O mesmo raciocínio foi aplicado à formação das lideranças. Conteúdos mais teóricos passaram para o ambiente digital, enquanto os encontros em sala ficaram mais práticos.

O acompanhamento não termina na publicação

Além de produzir e distribuir conteúdos, a VGX acompanha a participação das equipes.

Os relatórios são enviados periodicamente às lideranças, que podem organizar planos de ação por operação, equipe ou profissional. Diferentes espaços de comunicação também são utilizados para reforçar as capacitações.

O Beedoo foi configurado como página inicial dos navegadores da operação. A equipe mantém uma agenda semanal de publicações sobre motivação, políticas internas, segurança da informação, qualidade e processos operacionais.

A linguagem considera o perfil predominante do público, formado principalmente por profissionais de 19 a 23 anos. Temas em circulação nas redes sociais e referências culturais são incorporados à comunicação para aproximá-la da rotina dessas pessoas.

A VGX também promove ações presenciais com perguntas sobre informações publicadas na plataforma. A iniciativa ajuda a verificar se os profissionais apenas acessaram o conteúdo ou se compreenderam o que foi comunicado.

Capacitação em escala exige ajustes contínuos

A experiência da VGX não apresenta a universidade corporativa como um projeto concluído no momento do lançamento.

Ao longo de mais de três anos, a empresa ajustou a duração dos conteúdos, ampliou os públicos atendidos, reorganizou o onboarding, criou novas trilhas e aproximou a produção das necessidades dos operadores.

Tecnologia permite distribuir materiais, registrar conclusões e acompanhar indicadores. A qualidade da estratégia depende das decisões tomadas a partir dessas informações: o que produzir, para quem, em qual formato e com qual tipo de acompanhamento.

Foi esse trabalho anterior aos números que a VGX apresentou no Quarta Case. Antes de cobrar aderência, a empresa procurou construir uma experiência de aprendizagem compatível com a realidade da operação.